PERSONVERNERKLÆRING FRA FREMANTLEMEDIA NORGE AS FOR SØKERE OG DELTAGERE I PRODUKSJONER

Denne personvernerklæringen ble sist revidert 30.04.2018.
Denne personvernerklæringen er tilgjengelig på: [fremantlemedia.no/personvernerklaering/]

1. INTRODUKSJON
Vi i FremantleMedia Norge AS tar ditt personvern på alvor og har rutiner og internkontroll for å påse at dine personopplysninger blir behandlet i henhold til lov på en sikker måte.
Denne personvernerklæringen gjelder FremantleMedia Norge AS’ (heretter FMN) behandling av personopplysninger til søkere til eller deltagere i FMNs produksjoner for TV-program og realityserier. Denne erklæringen forklarer også hvilke personopplysninger FMN samler inn og behandler i denne forbindelse, og hvorfor FMN gjør dette.

2. OM FREMANTLEMEDIA NORGE
Denne personvernerklæringen gjelder for FremantleMedia Norge AS med org.nr. 998 580 722, omtalt som «FMN» i denne erklæringen. FMN er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger slik det er beskrevet i denne personvernerklæringen. Hvis du har spørsmål om FMNs behandling av dine personopplysninger, vennligst ta kontakt med oss på: post.norway@fremantlemedia.com

3. BEHANDLINGEN
FMN tar ditt personvern på alvor og vil behandle dine personopplysninger på en sikker, konfidensiell og fortrolig måte. For å sikre dette på en best mulig måte har FMN foretatt forskjellige tekniske og organisatoriske tiltak.

FMNs behandling av dine personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder gjeldende norsk Personopplysningslov og EUs generelle personvernforordning (heretter GDPR).

Som behandlingsansvarlig følger FMN disse prinsippene:
• Behandlingen er lovlig, rettferdig, gjennomsiktig og forholdsmessig i forhold til formålene med behandlingen;
• Personopplysningene samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål, er adekvate, relevante og begrenset til disse formålene og viderebehandles ikke på en måte som er uforenlig med disse formålene;
• Personopplysningene er korrekte og nødvendig oppdaterte og lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene med behandlingen;
• Behandlingen er sikret med tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, og;
• FMN etablerer tiltak for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang/videreformidling/endring/sletting.

4. PERSONOPPLYSNINGENE
Hvilke personopplysninger FMN behandler, hvor de kommer fra og hvorfor de behandles.

Når du sender inn en søknad om å delta på i et av FMNs programmer, anses du som «søker». Ved å sende inn slik søknad med dine registrerte opplysninger om deg selv, sender du FMN personopplysninger om deg selv. FMN behandler dine personopplysninger i søknaden for å avgjøre om du passer inn i den aktuelle produksjonen.

Dersom du blir valgt som deltager, vil FMN få flere personopplysninger om deg gjennom video- og bildeopptak og selve produksjonsprosessen – etter at FMN har gitt deg beskjed om at du er valgt for å kunne delta, anses du som «deltager».
Du må være minst 18 år for å kunne være søker eller deltager til FMNs produksjoner.

4.1 Behandlingsgrunnlaget
For søkere vil FMNs behandlingsgrunnlag være det eller de samtykker du aktivt gir oss før du sender inn ditt søknadsskjema.

For deltagere vil FMNs behandlingsgrunnlag for den videre behandlingen være avtalen mellom deg og FMN – ofte kalles den deltagerkontrakten.

Noen opplysninger må FMN behandle fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten. Det kan også forekomme situasjoner der FMN vil behandle personopplysninger fordi FMN har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med en verserende rettstvist hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger.

4.2 Type personopplysninger

4.2.1 Søker
Som en del av søknaden vil du bli bedt om følgende personopplysninger: Fullt navn, fødselsdato, adresse, epostadresse, telefonnummer, bilde, høyde, vekt, erfaring, profilnavn i sosiale medier, familierelasjoner, interesser og eventuell annen informasjon du velger å dele med FMN. Du vil også få muligheten til å sende inn en video eller flere fotografier av deg selv dersom du ønsker det.

For å søke som deltager til vil du også bli bedt om å gi oss sensitive personopplysninger som din seksuelle legning og din religion eller ditt livssyn. Andre typer sensitive personopplysninger som helseopplysninger, herunder psykiske lidelser, kan du selv velge å oppgi ved å bruke fritekstfeltet.

Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, vil det kunne bli aktuelt å be om ytterligere samtykker for at FMN for eksempel kan foreta en bakgrunnssjekk. I så fall vil FMN kunne få ytterligere personopplysninger fra firmaer i EU/EØS området som driver med relevant type bakgrunnssjekker som virksomhet. FMN behandler personopplysninger for å avdekke om det er farefullt eller annen sikkerhetsrisiko for søkere eller andre deltakere om slik person blir deltaker i produksjonen.

4.2.2 Deltager
Når du er deltager vil FMN, i tillegg til personopplysningene nevnt ovenfor, behandle video- og lydopptak FMN eller en av FMNs underleverandører tar av deg. For å kunne delta i produksjonen må du som et minimum oppgi den informasjonen som søknaden krever, og du må stille opp for video- og lydopptak.

Øvrige opplysninger som fremkommer før eller under produksjonen opplyser du om frivillig. Personopplysninger som du velger å dele med FMN før og under opptak av produksjonen vil kunne bli brukt i produksjonen og markedsføringen av den; det gjelder både alminnelige og sensitive personopplysninger. Eksempler på sensitive personopplysninger som kan fremkomme under produksjonen er helseopplysninger, seksuell aktivitet og legning, samt religions og trosspørsmål.

4.3 Formål og Kilde

4.3.1 Søker
Formålet med å samle inn og behandle disse personopplysningene om deg som søker er å vurdere din egnethet som deltager i produksjonen. Alle personopplysninger som fremkommer av søknaden din vil kunne inngå i vurderingen av din deltagelse i produksjonen. I første rekke samles dine personopplysninger inn kun fra deg basert på ditt samtykke.

4.3.2 Deltager
Formålet med å behandle personopplysningene om deg som deltager er at FMN skal kunne produsere, markedsføre og distribuere produksjonen i alle kanaler i ubegrenset tid. Personopplysningene FMN behandler om deg samles inn først og fremst fra deg som søker og eventuelt deg som deltager. Personopplysninger kan også samles inn fra andre kilder, som for eksempel nære relasjoner du evt. oppgir som referanser, opplysninger fra andre deltagere under produksjonen eller firmaer i EU/EØS området som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet.

5. TREDJEPARTER
Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at FMN skal kunne gjennomføre søknadsprosessen.
Dersom du er søker, vil dine personopplysninger kun deles med M.K. Advision Ltd. gjennom Short Audition-verktøyet. FMN har en databehandleravtale med M.K. Advision Ltd. som er leverandøren av verktøyet. M.K. Advision Ltd. lagrer databasen i Amazon Cloud Services som har servere i Irland.

Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, vil det kunne bli aktuelt å få assistanse fra firmaer innenfor EU/EØS som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet. Disse vil da få opplyst navn og fødselsdato. Bruk av slike selskap begrenses i størst mulig grad, og innsamlede data fra slike bakgrunnssjekker slettes etter FMN har behandlet mottatte data for dette formålet.

Hvis du er deltager i en av våre produksjoner, vil dine personopplysninger deles med nødvendige tredjeparter for å gjennomføre produksjonen. FMN må gjøre dette for å oppfylle avtaler inngått med FMNs samarbeidspartnere. Hvem slike tredjeparter er, vil variere fra produksjon til produksjon. Normalt vil slike tredjeparter navngis i en deltagerkontrakt. Enhver leverandør som FMN bruker for å behandle personopplysninger på FMNs vegne, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR og tilfredsstiller kravene til sikker behandling av personopplysninger. Leverandører og samarbeidspartnere som får tilgang til deltageres personopplysninger, vil typisk kunne være skytjenesteleverandører, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, TV-kanaler, reklameselskap for produksjonen og lignende.

6. LAGRING OG SLETTING
Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav FMN er pålagt, blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til.
Som en søker kan du samtykke til at dine personopplysninger lagres i FMNs database for fremtidig kontakt i forbindelse med andre produksjoner i inntil tre år. Dersom du har samtykket til dette, vil FMN enten be om et nytt samtykke innen tre år for å forlenge lagringstiden eller slette dine personopplysninger når tiden løper ut.

FMN har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge FMN har saklig behov for dette i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning for øvrig. Når saklig behov ikke lenger foreligger, vil opplysningene dine bli slettet eller anonymisert.

7. DINE RETTIGHETER
Som både søker og deltager har du rettigheter etter GDPR for hvordan FMN behandler dine personopplysninger.

Som søker bygger FMNs behandlingsgrunnlag på samtykke. Dette samtykke kan du når som helst trekkes tilbake. Dette gjøres ved å kontakte oss på epostadressen post.norway@fremantlemedia.com

Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, vil dette kunne medføre at du ikke lenger vil bli vurdert som en potensiell deltager i produksjonen du er søker til. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake.

Både som søker og deltager har du rett til å få innsyn i dine personopplysninger etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige opplysninger FMN har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.

Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan FMN behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt med post.norway@fremantlemedia.com. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener FMNs behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR.

8. SIKKERHET
FMN har rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. FMN krever også at leverandørene som benyttes behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller FMN krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte. FMN selger, bytter eller videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter utover det som fremkommer av denne personvernerklæringen.