Personvernerklæring

PERSONVERNERKLÆRING FRA FREMANTLEMEDIA NORGE AS

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 12. juni 2018 – klikk her for oversikt over tidligere versjoner som viser endringene.

  1. INTRODUKSJON

Ditt personvern er viktig for oss. Denne personvernerklæringen gjelder FremantleMedia Norge AS (heretter FMN). Denne erklæringen omfatter FMNs behandling av personopplysninger for sluttbrukere via vårt nettsted fremantlemedia.no og den gjelder også annen behandling FMN foretar med mindre annet særskilt fremgår.

For søkere og deltagere til produksjoner gjelder en egen personvernerklæring.

  1. OM FREMANTLEMEDIA NORGE

Denne personvernerklæringen gjelder for FremantleMedia Norge AS med org.nr. 998 580 722, omtalt som «FMN» i denne erklæringen.

FMN utgjør en del av FremantleMedia Group konsernet. FMN er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger slik det er beskrevet i denne personvernerklæringen. Hvis du har spørsmål om FMNs behandling av dine personopplysninger, vennligst ta kontakt på personvern@fremantlemedia.com.

  1. BEHANDLINGEN

FMN tar ditt personvern på alvor og vil behandle dine personopplysninger på en sikker, konfidensiell og fortrolig måte. For å sikre dette på en best mulig måte har FMN foretatt forskjellige tekniske og organisatoriske tiltak.

FMNs behandling av dine personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder gjeldende norsk Personopplysningslov og EUs generelle personvernforordning (heretter GDPR).

Som behandlingsansvarlig følger FMN disse prinsippene:

  • Behandlingen er lovlig, rettferdig, gjennomsiktig og forholdsmessig i forhold til formålene med behandlingen;
  • Personopplysningene samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål, er adekvate, relevante og begrenset til disse formålene og viderebehandles ikke på en måte som er uforenlig med disse formålene;
  • Personopplysningene er korrekte og nødvendig oppdaterte og lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene med behandlingen;
  • Behandlingen er sikret med tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, og;
  • FMN etablerer tiltak for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang/videreformidling/endring/sletting.
  1. PERSONOPPLYSNINGENE: Hvilke personopplysninger FMN behandler, hvor de kommer fra og behandlingsgrunnlaget

4.1 Nettstedet og kontakt med FMN

Når du bruker nettstedet fremantlemedia.no, vil FMN kunne komme til å behandle visse personopplysninger om deg. Dette skjer først og fremst dersom du benytter deg av kontaktskjemaet på nettstedet. Her vil du måtte opplyse om ditt navn, din epostadresse og hva din henvendelse gjelder. Andre personopplysninger du velger å opplyse om i henvendelsen til FMN, vil også bli behandlet av FMN.

FMNs behandlingsgrunnlag er samtykke. Når du velger å fylle ut kontaktskjemaet og trykker på knappen «send», samtykker du til at FMN kan foreta de nødvendige behandlingene for å vurdere henvendelsen din og ta kontakt med deg vedrørende din henvendelse. Det samme gjelder dersom du tar kontakt med FMN på telefon, epost, sosiale medier eller på annen måte utenom kontaktskjemaet. Personopplysninger som fremkommer av din kontakt med FMN, vil bli slettet eller anonymisert når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle det formålet det ble samlet inn for. Det vil som regel være kort tid etter at din henvendelse er blitt håndtert og besvart av FMN, når det er lite sannsynlig at det vil forekomme oppfølgende henvendelser.

4.2 Søkere, ansatte og oppdragstakere

Som ansatte i FMN vil behandlingsgrunnlaget til FMN være at behandlingen er nødvendig for å oppfylle din ansettelsesavtale. Som oppdragstager, frilanser eller annen innleid person vil behandlingsgrunnlaget være avtalen med FMN. I begge tilfeller vil FMN behandle personopplysninger i den grad det er nødvendig for å oppfylle avtalen. Det vil for eksempel kunne være fullt navn, fødselsdato, kontaktinformasjon, adresse, lønn, bankinformasjon, arbeidserfaring, utdannelse, og eventuell annen informasjon du velger å opplyse FMN om.

Som ansatt eller oppdragstaker vil noen behandlinger foretas med behandlingsgrunnlaget samtykke, som for eksempel at det legges ut bilder av deg på vår nettside eller sosiale medier. Et slikt samtykke er helt fritt å gi, det vil ikke få konsekvenser for din ansettelse eller ditt oppdrag dersom du velger å nekte samtykke. Du kan også når som helst trekke tilbake samtykke ditt, se punkt 7.

Som søker til stilling som ansatt eller oppdragstaker vil dine personopplysninger bli lagret og behandlet med det formål å vurdere din søknad. Behandlingen vil omfatte enhver opplysning du velger å opplyse om i din søknad, CV eller på annet vis. Dette kan innebære fullt navn, fødselsdato, kontaktinformasjon, bilde, arbeidserfaring, utdannelse og interesser. Dersom du er søker men ikke fikk stillingen, slettes dine personopplysninger når den nyansattes prøvetid er utløpt. Dette vil normalt være 6 måneder etter ansettelsen.

FMN har interne rutiner som sikrer kontinuerlig vurdering av behovet for sletting. For ansatte slettes hovedinnholdet i personalmappen når den ansatte slutter, med mindre opplesingene kan ha betydning for en senere eller pågående rettslig tvist eller lignende. For oppdragstakere oppbevares minimum opplysninger om innleide personer som FMN kan ha behov for å gjenbruke, dvs. kun navn og kontaktinformasjon (epostadresse og mobil). FMN sørger for automatisk sletting av slike opplysninger etter 7 år. Enkelte opplysninger må beholdes i henhold til bokføringsregelverk.

4.3 Publikumsdeltager

I noen produksjoner vil FMN ha mulighet til å tilby publikumsplasser. Når du melder deg på eller takker ja til en slik publikumsplass, anses det som en avtale mellom deg og FMN, og dine personopplysninger vil kun behandles i den grad, utstrekning og varighet som er nødvendig for å tilby deg publikumsplassen. For å kunne tilby deg en publikumsplass vil FMN ha behov for å behandle ditt navn og din kontaktinformasjon, herunder din epostadresse og ditt telefonnummer. Dine personopplysninger slettes automatisk når produksjonen er ferdig, med mindre du aktivt samtykker til lenger lagring slik at du kan bli kontakt igjen ved en lignende anledning.

4.4 Annet behandlingsgrunnlag

Noen opplysninger må FMN behandle fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten eller utføre sine arbeidsrettslige forpliktelser. Det kan også forekomme situasjoner der FMN vil behandle personopplysninger fordi FMN har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med en verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger.

  1. BRUK AV INFORMASJONSKAPSLER PÅ NETTSTEDET

FMN bruker informasjonskapsler (også kjent som «cookies»). Dette er tekstfiler som inneholder en liten mengde informasjon som lagres på enheten din og tillater FMN å utføre forskjellige oppgaver, for eksempel identifisere deg når du besøker FMNs nettsted, bygge opp en demografisk profil, la deg navigere mellom sidene mer effektivt, huske dine innstillinger og preferanser og på generelt basis forbedre din brukeropplevelse.

Nettstedet fremantlemedia.no bruker et sett med plugins for funksjonalitet og FMN får statistikk fra Google Analytics.

Du kan selv kontrollere vår bruk av informasjonskapsler. I de fleste nettleserne kan du selv slette informasjonskapsler fra din enhets harddisk, blokkere alle informasjonskapsler eller motta advarsler før en informasjonskapsel blir lagret. Dette gjør du ved å gå inn på din nettlesers innstillinger. Dersom du velger å fjerne eller skru av informasjonskapsler på dette nettstedet, vil det kunne få konsekvenser for nettstedets funksjonalitet. For mer informasjon om hvordan du kan håndtere informasjonskapsler på din enhet, besøk www.cookiecentral.com eller www.aboutcookies.org.

  1. TREDJEPARTER

Nettstedet fremantlemedia.no er en WordPress side laget av Imbera AS. I den grad Imbera får tilgang til dine personopplysninger via FMNs nettsted, vil det kun være for å levere tjenestene og driften tilknyttet nettstedet til FMN, og disse personopplysningene vil ikke bli tatt med av EU/EØS.

I tillegg benytter FMN seg av tredjepartsleverandører for eposttjenester og lignende. Disse leverandørene har ikke behov for å få tilgang til dine personopplysninger. I den grad de gjør det er det kun i den forstand det er nødvendig for å levere tjenestene til FMN, og FremantleMedia Group har inngått databehandleravtale med slike tredjepartsleverandører i henhold til de krav GDPR stiller.

FMN har alle nødvendige databehandleravtaler med underleverandører som behandler personopplysninger på FMNs vegne.

FMN har ikke normalt behov for å dele dine personopplysninger innad i FremantleMedia Group konsernet. I den grad slik deling skulle finne sted, vil det være for rent administrative formål.

I noen tilfeller må vi dele dine personopplysninger med tredjeparter for å oppfylle en avtale (kringkastere vi lager produksjon for, din nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller andre samarbeidspartnere av FMN som hjelper til med produksjonen som benytter dine personopplysninger), for å oppfylle en lovpålagt plikt (rapporteringskrav mv. til offentlig myndighet) eller fordi du har samtykket til det. FMN vil ikke dele dine personopplysninger med tredjeparter for direkte markedsføring med mindre du har samtykket til dette.

  1. RETTIGHETER

Du har rettigheter som følger av GDPR for hvordan FMN kan behandle dine personopplysninger.

 

Ethvert samtykke du har gitt FMN kan når som helst trekkes tilbake. Dette gjøres ved å kontakte oss på epostadressen personvern@fremantlemedia.com. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake.

 

Du har også rett til å få innsyn i hvilke personopplysninger FMN har lagret om deg etter GDPR artikkel 15, du har rett til å kreve retting av feilaktige personopplysninger FMN har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.

 

Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan FMN behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt med personvern@fremantlemedia.com. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener FMNs behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR.

 

  1. SIKKERHET

FMN har rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. FMN krever også at leverandørene som benyttes behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller FMN krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte. FMN selger, bytter eller videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter utover det som fremkommer av denne personvernerklæringen.

 

  1. KONTAKTPUNKT

Du kan når som helst ta kontakt med FMN vedrørende ditt personvern og FMNs behandling av dine personopplysninger på personvern@fremantlemedia.com.